Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul departamentului de marketing

 

Introducere

Datorita tehnologiei in continua dezvoltare, modalitatea de utilizare, utilizarea si scopul utilizarii datelor cu caracter personal au cunoscut o amploare fara egal si greu de controlat. Odata cu dezvoltarea tehnologiei necesare pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, s-a constatat ca o astfel de prelucrare poate ajunge la un nivel care nu a fost nici prevazut si nici anticipat.

O astfel de dezvoltare, a fost cea care a impins statele membre din Uniunea Europeana ca, in contextul actual al dezvoltarii si al utilizarii datelor personale sa existe totusi un control al acestora, detinatorul datelor trebuie sa le poata controla si sa fie in permanenta informat de ceea ce se intampla cu datele lui.

In acest context, este adoptat la nivel European,  pachetul de reforme privind protectia datelor cu caracter personal, care include Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) de înlocuire a Directivei 95/46/CE  („Directiva privind protecția datelor cu caracter personal”), denumit in continuare in prezenta procedura “GDPR” sau “Regulamentul”.

Regulamentul a devenit aplicabil la nivelul Uniunii Europene si a Spatiului Economic European incepand cu data de 25 mai 2018.

Regulamentul vine ca o improspatare a legislatiei privind protectia datelor veche de 20 de ani, dorindu-si sa consolideze protectia datelor cu caracter personal, ridicand protectia datelor la rang de drept fundamental al Uniunii Europene. Acest nou act normativ garanteaza in continuare libera circulatie a datelor cu caracter personal in statele membre ale UE si va marii increderea persoanelor vizate privind securitatea datelor cu caracter personal.

Avand in vedere cele anterior mentionate, Fundatia Entreprenation, denumita in continuare “Fundatia” sau “EA” a procedat la elaborarea procedurii privind prelucrarea datelor cu caracter personal apartinand potentialilor studenti, parintilor potentilalilor studenti sau a altor persoane membre in comunitatea EA, de catre Departamentul Marketing si Comunicare, acesta din urma asigurand prelucrarea datelor colectate cu respectarea prevederilor legale in vigoare si respectand toate drepturile de care persoana vizata beneficiaza in temeiul Regulamentului, precum si conform procedurii interne privind drepturile persoanelor vizate.

Departamentul Marketing si Comunicare  are ca activitate principala promovarea ofertei educationale a Entrepreneurship Academy in randul persoanelor si/sau entitatilor care ar putea fi interesate de serviciile educative pe care facultatea le promoveaza in Romania si identificarea potentialilor studenti ai facultatii.

Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este de a stabili modul de prelucrare a datelor apartinand persoanelor (studenti sau potentiali studenti) care participa la evenimentele Fundatiei sau care intentioneaza ca pe viitor sa devina studenti ai Entrepreneurship Academy. De asemenea, sunt prelucrate si date personale ale partenerilor si colaboratorilor care participa sau care ajuta la organizarea diferitelor evenimente ale Fundatiei, precum si date ale persoanelor care si-au manifestat, la un moment dat, interesul cu privire la activitatea si evenimentele organizate de Entrepreneurship Academy.

Departamentul de Marketing si Comunicare are mai multe directii de actiune, precum:

  • administrarea paginilor de social media The Entrepreneurship Academy Romania pe retelele de socializare Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin, Google;
  • desfasurarea campaniilor de marketing si publicitate prin utilizarea Google Ads, Linkedin Ads si Facebook Ads, Youtube Ads, Instagram Ads, Facebook forms;
  • organizarea evenimentelor deschise publicului;
  • transmiterea de newslettere
  • transmitere scurte mesaje scrise (SMS)

 

Departamentul gestioneaza o baza de date, organizata pe ani (primul an este 2018) si administrata prin intermediul unii google spreadsheet.

 

Categorii de persoane vizate

Date fiind activitatile pe care le desfasoara Fundatia prin departamentul de marketing se targheteaza doua mari categorii de persoane vizate: persoane fizice si persoane juridice. In ceea ce priveste persoanele fizice tinta, acestea sunt reprezentate de elevii aflati in ultimul an de liceu care doresc sa urmeze o cariera in afaceri, studenti care se afla in primii trei ani de studiu, proaspeti absolventi ai universitilor, elevi de clasa a 11-a, parintii elevilor/ studentilor, adulti ce isi desfasoara activitatea in corporatii, persoane care isi desfasoara activitatea in mediul publicitatii si/sau presei. In ceea ce priveste, persoanele juridice tinta, acestea sunt reprezentate de liceele publice sau private din Romania, dar si din afara granitelor tarii, organizatii nonguvernamentale care isi desfasoara activitatea pe teritoriul sau in afara teritoriului Romaniei.

O alta categorie de persoane vizate sunt elevii de clasa a 9-a si a 10-a care, desi nu pot participa la cursurile organizate de Fundatie, acestia sunt invitati sa participe la diferite evenimente organizate.

Scopul prelucrarii

Fundatia. Prin departamentul de marketing, prelucreaza datele pe care le colecteaza de la persoanele vizate in vederea targetarii acestora pentru participarea la diversele campanii/ evenimente pe care le organizeaza, in perspectiva parcurgerii procesului de admitere la cursurile facutatii Entrepreneurship Academy.

Astfel, in primul rand, Fundatia prelucreaza datele personale ale potentialilor studenti pentru a-si indepli scopul sau, si anume organizarea cursurilor universitare.

Angajatii si persoanele implicate in derularea cursurilor/ evenimentelor/ campaniilor Fundatiei au fost instruiti ca prelucrarea datelor cu caracter personal apartinand potentialilor studenti/ parintilor/ colaboratorilor/ etc. se face strict in scopurile pentru care aceasta au fost colectate, cu respectarea procedurii interne.

Scopurile specifice pentru care datele cu caracter personal sunt prelucrate de departamentul de marketing sunt :

  • Datele colectate prin formularul de inscriere la evenimente sunt utilizate pentru informarea persoanei cu privire la evenimentul la care s-a inscris, dar si ulterior, pentru comunicarea actiunilor si evenimentelor organizate de EA-The Entrepreneurship Academy si promovarea ofertei educationale EA.
  • Datele colectate prin formularul online de inscriere la BootDay sunt folosite pentru selectarea potentialilor studenti interesati in a urma cursurile facultatii si admiterea acestra pentru participare la BootDay.
  • Datele colectate prin intermediul Facebook: datele colectate prin intermediul facebook forms sunt utilizate in scopul contactarii persoanelor vizate care l-au completat pentru a le furniza informatii suplimentare despre ceea ce EA are de oferit; datele colectate prin intermediul facebook ads sunt utilizate pentru comunicarea a actiunilor si evenimentelor organizate de EA-The Entrepreneurship Academy si promovarea ofertei educationale EA; datele incarcate de catre EA pe propria pagina de Facebook au ca scop promovarea EA in vederea atragerii de potentiali studenti.
  • Datele colectate in cadrul participarii la targurile universitare sunt folosite pentru informarea potentialilor studenti care s-au aratat interesati de a se inscrie la facultate, inclusiv pentru a-i indruma sa completeze formularul online de inscriere la boot day.
  • Datele colectate prin formularul “Vreau sa veniti in liceul meu” sunt utilizate pentru organizarea unei vizite de promovare a activitatii The Entrepreneurship Academy in licee
  • Datele colectate prin formularul “Ma abonez la newsletter” sunt utilizate pentru transmiterea newsletter-elor EA
  • Datele colectate prin Formularul de sondare pentru activitatile pe care EA le organizeaza sunt utilizate pentru a tine la current respectivele persoane cu activitatea si evenimentele EA.

In masura in care angajatii sesizeaza faptul ca scopul prelucrarii anumitor date este altul decat cel initial, acestia vor informa responsabilul cu protectia datelor in vederea informarii corespunzatoare a persoanei vizate. De asemenea, la fel vor proceda si daca se decide la nivel de organizatie sa se schimbe scopul prelucrarii datelor colectate, in sensul in care va trebui de asemenea anuntat responsabilul cu protectia datelor.

Categorii de date prelucrate de Departamentul de Marketing  si Comunicare

Datele cu caracter personal prelucrate de departamentul de marketing sunt: nume, prenume, adresa de email; numar de telefon, localitatea, sexul, perioada de disponibilitate pentru a fi contactat, liceul absolvit/ in curs, facultatea absolvita/ in curs, calitatea in care contacteaza EA (parinte, professor, student, elev), nivel de limba straina, interesul fata de programele licenta de business/pentru deschiderea propriei afaceri.

Modalitatea de colectare si prelucrare a datelor cu caracter personal

Fundatia colecteaza datele cu caracter personal cu ajutorul mai multor surse:

  • Formular de inscriere la evenimentele EA
  • Formular de inscriere in baza de date pentru a primi informatii despre EA si activitatile sale (offline, print)
  • Facebook forms
  • Formular online de pe site-ul facultatii,
  • Targurile de profil (targuri de universitati),
  • website-ul entrepreneurship-academy.ro
  • pagina de Facebook, Instagram, Linkedin
  • date obtinute de la partenerii Fundatiei
  • Formular de sondare pentru activitatile pe care EA le organizeaza

Formular de inscriere la evenimentele EA – acest formular este pus la dispozitia persoanelor vizate atat online, cat si in format fizic, in acest formular sunt solicitate date cu caracter personal generale, dupa cum urmeaza: nume, prenume, varsta. Datele sunt stocate pe Google-ul Spreadsheet detinut de Fundatie, aceastea fiind utilizate in vederea contactarii potentialilor studenti sau parintii acestora, in vederea informarii acestora cu privire la facultate si evenimentele organizate pentru inscrierea la facultate.

Utilizarea facebook forms – acesta este o forma de publicitate care permite colectarea de lead-uri, ca forma de publicitate utilizata de Fundatie, acesata posteaza un video publicitar menit sa atraga atentia persoanelor interesate. Daca anumite persoane sunt interesate exista un link pe care persoana interesata il poate accesa si unde persoana interesata este rugata sa insereze date precum: nume, prenume, numar de telefon, adresa de email in vederea contactarii de catre cineva din cadrul Fundatiei, in legatura cu respectivul video publicitar.

Datele astfel colectate sunt stocate in Google Spreadsheet-ul detinut de Fundatie.

Formularul online pus la dispozitie persoanelor interesate, acesta fiind o parte componenta a procesului de recrutare, persoanele care indeplinesc conditiile minime de rectrutare vor fi invitate la un eveniment numit “Boot Day”.

Departamentul de marketing va prelucra urmatoarele date: nume, prenume, adresa de email; numar de telefon, localitatea, sexul, perioada de disponibilitate pentru a fi contactat, liceul absolvit/ in curs, facultatea absolvita/ in curs, calitatea in care contacteaza EA (parinte, professor, student, elev), nivel de limba straina, interesul fata de programele licenta de business/pentru deschiderea propriei afaceri.

Datele colectate sunt introduse in Google Spreadsheet-ul detinut de Fundatie.

 

Targurile de profil (targurile de universitati) – participantii la targurile universitare furnizeaza date personale organizatorilor. In masura in care acestia sunt interesati, in cadrul targurilor, la standul EA, de programele Fundatiei , organizatorii pun la dispozitia Fundatiei, in baza unui Acord privind Prelucrarea Datelor, datele colectate, in vederea contactarii persoanelor interesate. Datele care sunt transmise catre Fundatie sunt, in general: nume, prenume, numar de telefon, adresa de email, localitatea in care au urmat liceul, anul de studii/daca au absolvit, interese privind studiile pe care doresc sa le urmeze, facultatile de interes, tarile de interes pentru continuarea studiilor. Datele insa difera in functoie de organizatorul targului.

Datele colectate sunt introduse in Google Spreadsheet-ul detinut de Fundatie.

Website-ul www.entrepreneurship-academy.ro – Fundatia detine si administreaza un site pe care sunt prezentate programele si evenimentele acesteia, de asemenea acesata joaca un rol important in procesul de recrutare al viitorilor studenti. Datele solicitate in procesul de recrutare sunt urmatoarele: nume, prenume, numar de telefon, adresa de email, sexul, perioada disponibila pentru a fi contactat, utilizator skype, profilul de facebook, profilul de linkedin, informatii privind detinerea unui certificat de limba engleza, liceul si anul absolvirii, incarcare unui video pe canalul de youtube. Departamentul de marketing va prelucra urmatoarele date: nume, prenume, adresa de email; numar de telefon, localitatea, sexul, perioada de disponibilitate pentru a fi contactat, liceul absolvit/ in curs, facultatea absolvita/ in curs, calitatea in care contacteaza EA (parinte, professor, student, elev), nivel de limba straina, interesul fata de programele licenta de business/pentru deschiderea propriei afaceri.

Paginile de Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin ale Fundatiei – avand in vedere publicul tinta al Fundatiei pagina de facebook reprezinta o modalitate de promovare si atragere a notorietatii evenimnetelor si programelor educationale oferite. Astfel, datele colectate prin intermediul platformei de socializare sunt: numele, prenumele, numar de telefon, adresa de email, fotografia. De asemenea, exista posibilitatea ca Fundatia sa posteze prin intermediul retelei de socializare si fotografii, filmulete de la diverse evenimente/ cursuri sustinute, cu scopul promovarii acestora, caz in care va fi luat consimtamantul prelucrarii acestor date cu caracter personal.

Temeiul prelucrarii

Prelucrarea datelor cu caracter personal colectate difera in functie de scopul prelucrarii.

Crt. Scopul prelucrarii datelor Temeiul prelucrarii Sursa datelor
1 Publicitate si promovare Interes legitim

Consimtamantul personei vizate pentru imagini si filme

Facebook forms, platforma de socializare Facebook
2 Inscriere evenimente/cursuri Interes legitim Formular de inscriere
3 Organizare BootDay Interes legitim Formulare de inscriere
4 Recrutare studenti Interes legitim Formulare de inscriere

 

Suportul pe care sunt stocate datele

Datele sunt stocate in format electronic, intr-un Google drive apartinand fundatiei si administrate prin intermediul unui google spreadsheet.

Departamentul marketing prelucreaza datele pentru o perioada de 5 ani.

Categorii de persoane care acceseaza datele

Datele cu caracter personal colectate in cadrul departamentului marketing sunt accesate de catre colaboratori externi ai departamentului, cu care au fost semnate Acorduri privind prelucrarea datelor.

Drive-ul ce contine baza de date pastreaza logg-urile de intrare – iesire ale fiecarei persoane care a accesat baza de date, precum si activitatea desfasurata de aceasta persoana ( stergere, viuzlizare, modificare etc.)

 

Informarea persoanei vizate

Persoana vizata este informata prin intermediul unei note de informare transmisa acesteia, fie in momentul colectarii datelor, fie inainte de inceperea prelucrarii, pentru datele primite de la terti, nota de informare in care sunt detaliate drepturile, scopul prelucrarii si durata de stocare a datelor cu caracter personal. ( Anexa 1).

 

CRT Modalitate de colectare a datelor Modalitatea de informare a persoanei vizate
1 Website-ul Fundatiei Nota de informare
2 Contactare directa prin email sau telefon Nota de informare website
3 Intalnire/ eveniment organizat Nota de informare offline (formular)
4 Intocmire dosar student Nota de informare
5 Targuri universitare Nota de informare – Educativa
6 Facebook, Instagram, YouTube, Linkedin Nota de informare pentru datele pe care Fundatia le colecteaza in mod direct si prin intermediul politicilor si notelor de informare ale facebook pentru datele colectate de acestia

Perioada de pastrare a datelor

Datele colectate sunt pastrate pentru o perioada de 5 ani. Formulare in format fizic sunt arhivate pe ani, in forma electronica si apoi distruse. La acestea au acces doar colaboratorii din cadrul departamentului de marketing.

Actualizarea bazei de date

Baza de date este completata si actualizata in mod current. Cu toate acestea, cu o frecventa de cel putin o data la 2 ani, un e-mail de informare privind prelucrarea datelor, scopul prelucrarii si posibilitatea actualizarii sau stergerii din baza de date va fi expediat.Pentru persoanele vizate care nu primesc mesajul, datele vor fi sterse din baza de date.

Departamentul marketing urmareste de asemenea rata de deschidere a email-urilor transmise. Email-urile ofera persoanei vizate posibilitatea de dezabonare prin apasarea link-ului de unsubscribe. Daca o persoana doreste sa se dezaboneze, aceasta este scoasa din baza de date.

Daca o persoana este sunata pentru prezentarea ofertei si actiunilor EA si aceasta comnica faptul ca nu este interesata,  datele personale ale acesteia sunt scoase din baza de date/anonimizate ( utilizate ulterior doar in scop statistic si de analiza a activitatii departamentului).

Masuri tehnice privind securitatea datelor.Cu privire la datele mentionate mai sus, au fost adoptate masuri tehnice adecvate pentru a se asigura securitatea datelor.

Definitii

Atat in cadrul acestei proceduri cat si in cele care insotesc si completeaza prezenta procedura  termenii utilizati au urmatorul inteles:

“date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

 „prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

 „operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

„persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

 „destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;

„parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

„consimțământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

 

Prezenta procedura se va actualiza cu o periodicitate de 6 luni sau ori de cate ori in contextul economic sau juridic apar modificari si schimbari ce impun modificarea prezentei proceduri astfel incat aceasta sa reflecte in mod real arhitectura contextului in care societatile isi desfasoara activitatea.

Prezenta Procedura va fi adusă de către conducerea societatii la cunoștința tuturor angajaților din cadrul departamentului de marketing.